Gửi email tiếng anh dành cho dân văn phòng

Gửi Email bằng tiếng Anh là công việc đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ chính xác và trang trọng. Trong các văn bản email bạn cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.

Hãy cùng đội ngũ giáo viên MIC để gửi hoàn chỉnh một bức email tiếng Anh nhé.

Vậy hãy làm theo hướng dẫn sau đây để viết hoàn chỉnh một bức email tiếng Anh thật hoàn hảo. Ghi được điểm trong mắt người đồng nghiệp/đối tác. Với bài viết MIC hướng dẫn siêu chi tiết dưới đây nhé!

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

Cấu trúc gửi Email bằng Tiếng Anh cơ bản

Phần tiêu đề – BEGINNING

Hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn; Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau; cũng không kém phần trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe. Hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt. Bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Dang Thuy Linh hoặc Dear Mrs. Thuy Linh

Phần nội dung – BODY

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn. Bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn. Bạn hãy viết: I am very happy to receive your email.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “Tôi rất vui khi nhận được email”. Điều này làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

Ví dụ: With reference to our telephone conversation on Saturday. I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7. Tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm)

Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng; nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

2.1. Making a request/ asking for information

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party/ if you are available for a meeting on 20th October?

Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi. Nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 20/11?

2.2 Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

We are happy to let you know that your article has been selected for publication.

Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản.

2.3. Complaining

I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products.

Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn. Để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn.

2.4. Apologizing

We would like to apologize for any inconvenience caused. Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra.

2.5. Attaching files

I am sending you the contract as an attachment.

Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm.

Phần kết luận – ENDING

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

• Thank you for your patience and cooperation.
• Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn
• Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.
• Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
• Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
• Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ

Trên đây, MIC đã giới thiệu cho bạn cấu trúc gửi email Tiếng Anh chi tiết nhất, hi vọng bạn có thể áp dụng thành công trong công việc nhé!

Với đội ngũ giáo viên quốc tế chất lượng của MIC chúng tôi sẽ cùng bạn chinh phục; những công việc liên quan đến ngoại ngữ dễ dàng nhất, thuận tiện nhất ngay hôm nay.

Xem thêm blog – giáo viên tiếng Anh